Vertegenwoordiger: hoe onderbouwt u uw kilometervergoeding?

Een vertegenwoordiger in de buitendienst onderbouwt zijn kilometervergoeding met een gedateerde registratie, rit voor rit: datum, vertrek, aankomst, afstand, doel en voertuig. Bij 25.000 tot 40.000 kilometer per jaar telt elke onduidelijkheid dubbel: een maand die u niet kunt onderbouwen, is zo een paar duizend kilometer.

Eerste vraag: eigen auto of auto van de zaak? Rijdt u met uw eigen auto, dan mag uw werkgever u per zakelijke kilometer tot € 0,25 onbelast vergoeden in 2026: bij 25.000 kilometer is dat € 6.250. Rijdt u in een auto van de zaak, dan speelt de kilometervergoeding geen rol en krijgt u met de bijtelling te maken, tenzij u kunt aantonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Ook daarvoor is de rittenregistratie het bewijs.

Let op de eerste rit van de dag: van huis rechtstreeks naar een klant is een zakelijke rit, geen woon-werkverkeer, want een vertegenwoordiger heeft geen vaste werkplek. Dat onderscheid bepaalt mee hoeveel kilometers als zakelijk tellen, en het wordt vaak verkeerd behandeld.

Uw agenda bevat al alles: elk bezoek heeft een tijd en een adres. Kilevo leest Google Agenda, Outlook of het ICS-adres van uw CRM en maakt van elke afspraak met een adres een rit van uw vertrekpunt naar de klant, heen en terug. Voor een dag met meerdere klanten vinkt u de afspraken aan en klikt u op Koppelen tot tournee: elke rit vertrekt van de vorige aankomst. Een videogesprek levert nul kilometer op.

De pagina Kilevo voor vertegenwoordigers beschrijft de methode, woon-werkverkeer: zakelijk of privé? waar de grens ligt en bijtelling uitgelegd wat een auto van de zaak kost. Raadpleeg voor uw eigen situatie de Belastingdienst of uw werkgever.