Waarom ik Kilevo heb gebouwd, een kilometerregistratie app gekoppeld aan je agenda's

Het begon allemaal met een Excel-spreadsheet

Zoals veel zzp'ers en mkb-ondernemers hield ik mijn kilometervergoedingen bij in een spreadsheet. Elke maand noteerde ik mijn zakelijke ritten in een zelfgemaakt Excel-bestand: datum, vertrekpunt, bestemming, gereden kilometers, doel van de rit.

Op papier klinkt het simpel. In de praktijk was het een ramp.

Tussen vergeten ritten, geschatte afstanden uit mijn hoofd, en avonden die ik aan het eind van het jaar besteedde aan het inhalen van maanden achterstand, was het beheren van mijn kilometervergoedingen een gevreesde klus geworden. Om nog maar te zwijgen over de stress elke keer als ik deze documenten aan mijn boekhouder moest overhandigen — altijd met die twijfel: "Is dit eigenlijk wel goed genoeg voor de Belastingdienst?"

Ik zocht naar een kilometerregistratie app die dit allemaal kon automatiseren. Ik heb er verschillende geprobeerd, maar geen enkele paste echt bij wat ik nodig had: ze waren te complex, of je moest elke rit handmatig opnieuw invoeren, of ze genereerden geen goede documentatie voor de fiscus.

De geboorte van een simpele interne tool

Als ontwikkelaar van beroep dacht ik uiteindelijk: "Wat als ik gewoon mijn eigen app voor kilometervergoedingen bouw?"

Het idee was eenvoudig: aangezien al mijn zakelijke afspraken al in mijn agenda staan, waarom die niet gebruiken als databron? In plaats van elke rit handmatig in te voeren, zou de app afspraken rechtstreeks uit Google Agenda halen, automatisch de afstanden berekenen, en het actuele kilometertarief toepassen.

Ik bouwde een ruwe eerste versie en begon die te gebruiken in mijn eigen bedrijf. We zijn met drie medewerkers, allemaal regelmatig onderweg voor klantafspraken. De app bespaarde ons enorm veel tijd: geen handmatige notities meer, geen berekeningen met de hand, geen spreadsheets meer om bij te houden.

In de maanden daarna bleven we de tool verbeteren. We voegden de mogelijkheid toe om meerdere agenda's te koppelen — inclusief ICS-feeds voor mensen die branche-specifieke software of Apple Calendar gebruiken. We bouwden ondersteuning in voor meerdere voertuigen, verschillende ritsoorten, en het belangrijkste: automatische generatie van een compleet PDF-rapport met alle informatie die de Belastingdienst vereist.

Maar op dat moment was het nog steeds puur een interne tool. Het ontwerp was minimaal, bijna niet bestaand. We waren volledig gericht op functionaliteit, zonder enige intentie om er een commercieel product van te maken.

Het keerpunt: een controle van de Belastingdienst

Twee jaar geleden kreeg ons bedrijf een controle van de Belastingdienst. Zoals elk bedrijf dat kilometervergoedingen aan medewerkers uitbetaalt, moesten we elke betaling verantwoorden: data van reizen, locaties, doeleinden, gereden afstanden, en hoe we de vergoedingen hadden berekend.

Toen de controleur om onze administratie vroeg, overhandigden we het PDF-rapport dat door onze app was gegenereerd. Ze bekeek het zorgvuldig, controleerde steekproefsgewijs een paar ritten, en keek ons verbaasd aan.

"Dit is echt goed gedaan. Het is duidelijk, georganiseerd, alles staat erin. Welke software hebben jullie hiervoor gebruikt?"

Ik legde uit dat het een app was die ik intern had gebouwd voor onze eigen behoeften. Ze knikte, zichtbaar onder de indruk van het detailniveau: elke rit met vertrek- en aankomstpunt, de berekende afstand, het toegepaste kilometertarief, en de formule zichtbaar weergegeven.

Toen ze haar documenten aan het inpakken was, voegde ze met een glimlach toe: "Jullie zouden dit moeten verkopen. Veel mensen zouden hier iets aan hebben."

Op dat moment nam ik het als een grapje. Maar die opmerking bleef in mijn hoofd hangen.

Van interne tool naar publieke app

Na die controle begon ik serieus na te denken over het idee om onze interne tool om te bouwen tot een echte kilometerregistratie app die voor iedereen beschikbaar zou zijn.

Het bewijs was er: als onze simpele zelfgebouwde tool een controleur van de Belastingdienst had overtuigd, dan beantwoordde het duidelijk aan een echte behoefte. En die behoefte delen duizenden zzp'ers, freelancers en mkb-ondernemers in heel Nederland. Al die mensen die hun avonden besteden aan het inhalen van hun rittenadministratie. Al die mensen die bang zijn voor een mogelijke controle. Al die mensen die weten dat ze ritten vergeten — en daardoor geld laten liggen.

Dus bouwden we de app helemaal opnieuw. We werkten aan het ontwerp om het toegankelijk te maken voor iedereen, niet alleen voor ontwikkelaars. We voegden functies toe waar onze eerste testers om vroegen: de mogelijkheid om agenda-geschiedenis te importeren om het voorgaande jaar in te halen, beheer van bijgevoegde bonnetjes, en het bijhouden van al verwerkte vergoedingen.

We breidden ook de agendakoppelingen uit: naast Google Agenda synchroniseert de app nu met Outlook, Apple Calendar via iCalendar, en elke ICS-feed — wat betekent dat je afspraken kunt importeren vanuit de meeste CRM's en branche-specifieke software op de markt.

Zo is Kilevo ontstaan.

Een app voor kilometervergoedingen gebouwd voor eenvoud

Vandaag is Kilevo een kilometerregistratie app die het werk voor je doet. Je koppelt je agenda's — Google Agenda, Outlook, Apple Calendar, ICS-feeds — en de app importeert automatisch je afspraken. Het berekent de afstanden, past het actuele kilometertarief toe op basis van je voertuigtype, en genereert een complete rittenadministratie, klaar voor je belastingaangifte of een controle.

Geen spreadsheets meer om bij te houden. Geen vergeten ritten meer. Geen stress meer als de Belastingdienst langskomt.

Vanaf dag één was ons doel om een betaalbare tool aan te bieden. Want als je zzp'er bent of een klein bedrijf runt, telt elke euro. Daarom biedt Kilevo een gratis abonnement om te beginnen, en volledige toegang vanaf €69 per jaar — minder dan €6 per maand om nooit meer zorgen te hebben over je kilometerregistratie.

Wat Kilevo concreet voor je doet

Als je nog steeds een spreadsheet of notitieboekje gebruikt om je zakelijke ritten bij te houden, is dit wat Kilevo voor je kan veranderen:

Je afspraken staan al in je agenda. Kilevo haalt ze automatisch op en bouwt je rittenadministratie zonder dat je ook maar iets hoeft in te voeren.

Afstanden worden nauwkeurig berekend. Geen schattingen meer van "ongeveer" hoeveel kilometer je hebt gereden.

Het kilometertarief is altijd actueel. Kilevo past automatisch het juiste tarief toe op basis van je voertuigtype en ritcategorie.

Je administratie is audit-proof met één klik. Een complete PDF met data, locaties, doeleinden, afstanden en berekeningen — precies wat de Belastingdienst verwacht als ze erom vragen.