Kilometervergoeding voor werkgevers
Je mag je werknemers onbelast per kilometer vergoeden. De vraag bij een controle is niet óf je vergoedde, maar of je het kunt onderbouwen.
Wat je onbelast mag vergoeden
In 2026 mag je per zakelijke kilometer € 0,25 onbelast vergoeden. Eén vast tarief, voor elk vervoermiddel, dat alle kosten van de werknemer dekt. Vergoed je meer, dan is het meerdere loon: daarover draag je loonheffing af. Voor de inkomstenbelasting geldt dit tarief ook voor woon-werkverkeer.
Het geldende tarief, met de bron van de Belastingdienst, staat op de pagina kilometervergoeding 2026.
Wat een houdbare administratie bevat
Bij een controle beoordeelt de Belastingdienst de onderbouwing per rit. Een uitbetaald bedrag zonder rittenregistratie is een risico: valt de onderbouwing weg, dan kan de vergoeding als loon worden aangemerkt, met naheffing. Per rit leg je vast:
- de datum;
- het aantal kilometers;
- het vertrek- en aankomstadres;
- het zakelijke doel van de rit.
Ons voorbeeld rittenregistratie laat zien hoe zo'n overzicht per werknemer eruitziet.
Hoe je team het aanlevert
Kilevo bouwt de registratie op uit de agenda van elke medewerker. Uit Google Agenda, Outlook of een ICS-adres maakt het van elke afspraak met een locatie een rit, met de titel als doel en de afstand uit Google Maps. Wat je medewerkers al plannen, wordt hun registratie. Dat is meteen de grens: houdt iemand geen digitale agenda bij, dan valt er niets uit te lezen. Er is geen gps en geen mobiele app.
De synchronisatie draait elke nacht om 3.30 uur voor abonnees; iedereen kan hem daarnaast zelf starten. Niet in real time — één keer per nacht, of op verzoek. Elke medewerker kiest zelf welke agenda's meetellen, zodat privéafspraken buiten beeld blijven, en sluit een afspraak die geen zakelijke rit is met één klik uit. Iedereen exporteert zijn eigen jaaroverzicht als pdf, per land, met de ritten en de bewijsstukken erbij.
Let op: sturing zit alleen in de Team-plannen
Dit is waar veel tools vaag over zijn, dus laten we het scherp stellen. De rol van manager — met het valideren van ritten en het maandelijks afsluiten van een periode, en een ZIP-export met een CSV-overzicht plus een pdf per werknemer — bestaat alleen in de Team-plannen.
De plannen Duo, Trio en Quad geven je dat niet. Daarmee nodig je losse, zelfstandige accounts uit die niets betalen, onder één factuur. Handig om de kosten te dragen, maar er is geen manager, geen validatie en geen periodeafsluiting. Beloof je team dus geen goedkeuringsflow op een plan dat die niet heeft.
Wat de Team-plannen wél toevoegen — validatie, periodeafsluiting, de ZIP-export — staat op de pagina teambeheer.
De plannen en wat er per plan in zit, vind je op de pagina prijzen.
Wat je van de agenda's leest
De koppelingen zijn alleen-lezen: Kilevo kan geen agenda wijzigen. Deelnemers aan een afspraak worden niet opgehaald en niet bewaard, en de omschrijving van een afspraak wordt gelezen maar nooit in de database geschreven. Betalingen lopen via Stripe, er worden geen kaartgegevens opgeslagen.
Wat precies wordt gelezen en bewaard, staat op de pagina beveiliging en AVG.
Deze pagina is algemene uitleg, geen belastingadvies: toets je opzet aan de Belastingdienst. Wil je het met je eigen team uitproberen? Maak een gratis account aan.
