Kilometervergoeding voor werkgevers

Wat je onbelast mag vergoeden

In 2026 mag je per zakelijke kilometer € 0,25 onbelast vergoeden. Eén vast tarief, voor elk vervoermiddel, dat alle kosten van de werknemer dekt. Vergoed je meer, dan is het meerdere loon: daarover draag je loonheffing af. Voor de inkomstenbelasting geldt dit tarief ook voor woon-werkverkeer.

Het geldende tarief, met de bron van de Belastingdienst, staat op de pagina kilometervergoeding 2026.

Wat een houdbare administratie bevat

Bij een controle beoordeelt de Belastingdienst de onderbouwing per rit. Een uitbetaald bedrag zonder rittenregistratie is een risico: valt de onderbouwing weg, dan kan de vergoeding als loon worden aangemerkt, met naheffing. Per rit leg je vast:

• de datum;
• het aantal kilometers;
• het vertrek- en aankomstadres;
• het zakelijke doel van de rit.

Ons voorbeeld rittenregistratie laat zien hoe zo'n overzicht per werknemer eruitziet.

Hoe je team het aanlevert

Kilevo bouwt de registratie op uit de agenda van elke medewerker. Uit Google Agenda, Outlook of een ICS-adres maakt het van elke afspraak met een locatie een rit, met de titel als doel en de afstand uit Google Maps. Wat je medewerkers al plannen, wordt hun registratie. Dat is meteen de grens: houdt iemand geen digitale agenda bij, dan valt er niets uit te lezen. Er is geen gps en geen mobiele app.

De synchronisatie draait elke nacht om 3.30 uur voor abonnees; iedereen kan hem daarnaast zelf starten. Niet in real time — één keer per nacht, of op verzoek. Elke medewerker kiest zelf welke agenda's meetellen, zodat privéafspraken buiten beeld blijven, en sluit een afspraak die geen zakelijke rit is met één klik uit. Iedereen exporteert zijn eigen jaaroverzicht als pdf, per land, met de ritten en de bewijsstukken erbij.

Een klein bedrijf draait op een Duo-, Trio- of Quad-pakket

Kilevo is gemaakt voor zelfstandigen en heel kleine bedrijven, en het model is eenvoudig. Je neemt een pakket Duo, Trio of Quad, nodigt tot drie werknemers of vennoten uit, en ieder krijgt een volwaardig, zelfstandig account. Eén factuur voor het bedrijf, geen extra invoerwerk voor jou.

Elke werknemer houdt zijn eigen rittenregistratie bij, gevoed door zijn eigen agenda, en exporteert zijn eigen pdf — ritten, kilometers, doel en bewijsstukken bij elkaar. Dat document, per werknemer, onderbouwt de vergoedingen in je boekhouding en beantwoordt de vraag van de Belastingdienst bij een controle. Voor de duidelijkheid: er is geen goedkeuringsflow en geen centraal dashboard — elk account is zelfstandig, en niemand ziet de ritten van een ander.

De pakketten en wat er per pakket in zit, vind je op de pagina prijzen.

Wat je van de agenda's leest

De koppelingen zijn alleen-lezen: Kilevo kan geen agenda wijzigen. Deelnemers aan een afspraak worden niet opgehaald en niet bewaard, en de omschrijving van een afspraak wordt gelezen maar nooit in de database geschreven. Betalingen lopen via Stripe, er worden geen kaartgegevens opgeslagen.

Wat precies wordt gelezen en bewaard, staat op de pagina beveiliging en AVG.

Deze pagina is algemene uitleg, geen belastingadvies: toets je opzet aan de Belastingdienst. Wil je het met je eigen team uitproberen? Maak een gratis account aan.