Eisen aan een rittenregistratie
« Sluitend » is geen bijvoeglijk naamwoord maar een eis. Dit is wat de Belastingdienst per rit verlangt.
De zeven gegevens per rit
| Gegeven | Waarom |
|---|---|
| Datum | De rit in het belastingjaar plaatsen |
| Beginstand kilometerteller | Bewijs van de afstand, niet uw schatting |
| Eindstand kilometerteller | Moet aansluiten op de volgende rit |
| Vertrekadres | Niet altijd het woonadres |
| Aankomstadres | De klant, de locatie |
| Gereden route | Alleen nodig bij afwijking van de gebruikelijke route |
| Zakelijk of privé | Het onderscheid dat als eerste wordt gecontroleerd |
Aansluiten is de kern
Eindigt een rit op 42.110 en begint de volgende op 42.400, dan zijn er 290 kilometer gereden die nergens staan. Die gelden als privé. Een registratie met gaten is per definitie niet sluitend, hoe nauwkeurig de overige ritten ook zijn genoteerd.
Dit is de reden waarom kilometerstanden gevraagd worden en niet enkel afstanden. Een afstand is een bewering. Twee tellerstanden zijn een feit.
Wanneer hebt u er een nodig?
Om onder de bijtelling uit te komen
Rijdt u een auto van de zaak, dan geldt bijtelling « behalve als u kunt aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden ». Aantonen doet u met de rittenregistratie. De 500-kilometerregeling legt uit hoe die grens werkt.
Om een vergoeding of aftrek te onderbouwen
Rijdt u met uw eigen auto, dan is de registratie de basis van de onbelaste kilometervergoeding of van uw aftrek als ondernemer.
Voor de btw
Wilt u het werkelijke privégebruik aantonen in plaats van het forfait, dan is een sluitende kilometeradministratie het enige bewijsmiddel.
Op papier, in Excel of automatisch
De Belastingdienst schrijft geen vorm voor. Een schrift volstaat, mits het compleet is. In de praktijk sneuvelt het schrift in maart, wanneer de eerste week is vergeten.
Wat wél telt, is dat de registratie tijdens of vlak na de rit ontstaat. Een achteraf gereconstrueerde administratie is herkenbaar: ronde afstanden, vage doelen, geen weekenden, geen gaten. Precies die gladheid maakt haar verdacht.
Ons voorbeeld rittenregistratie bevat de zeven kolommen. De bijtelling calculator toont wat er op het spel staat.
Kilevo bouwt de registratie op uit uw agenda: bestemming, datum, tijden en het doel van de afspraak worden vastgelegd op het moment zelf.
