Kilometerregistratie voor vertegenwoordigers
Als vertegenwoordiger is de auto je kantoor. Hoe je je kilometers vastlegt, bepaalt wat ze je opleveren.
Grote afstanden, veel klanten
Een accountmanager of vertegenwoordiger in de buitendienst rijdt van de ene klant naar de andere, kriskras door het land. 25.000 tot 40.000 kilometer per jaar is geen uitzondering. Waar bij een makelaar de ritten kort zijn, zijn ze bij jou lang: een klant op honderd kilometer, drie bezoeken op een dag, een beurs aan de andere kant van het land.
Bij die aantallen telt elke onduidelijkheid dubbel. Een maand die je niet kunt onderbouwen, is bij jou zo een paar duizend kilometer.
Eigen auto of auto van de zaak?
Dat is de eerste vraag, want het zijn twee verschillende werelden. Rijd je met je eigen auto, dan mag je werkgever je per kilometer een vergoeding geven die in 2026 tot € 0,25 onbelast is. Bij 25.000 zakelijke kilometers is dat € 6.250 aan onbelaste vergoeding.
Rijd je in een auto van de zaak, dan speelt de kilometervergoeding geen rol en krijg je met bijtelling te maken: een bedrag dat bij je loon wordt opgeteld voor het privégebruik. Verwar die twee niet — de kilometervergoeding gaat over je eigen auto, de bijtelling over de auto van de zaak.
Rijd je een auto van de zaak en wil je onder de 500 privékilometers per jaar blijven? Wat dat netto kost, reken je uit met de bijtelling calculator. Ook daarvoor heb je een sluitende rittenregistratie nodig.
De eerste rit van de dag
Rijd je 's ochtends van huis rechtstreeks naar een klant, dan is dat vaak geen woon-werkrit maar een zakelijke rit. Als vertegenwoordiger heb je geen vaste werkplek waar je elke dag naartoe gaat; je klanten wisselen. Dat verschil bepaalt mee hoeveel kilometers als zakelijk tellen.
Wanneer een rit woon-werkverkeer is en wanneer zakelijk verkeer, leggen we uit op de pagina woon-werkverkeer: zakelijk of privé?.
Je route staat al in je agenda
Een vertegenwoordiger plant zijn bezoeken vooruit, met adres, anders red je de dag niet. Precies die informatie wil je aan het eind van het jaar terug. Kilevo leest je Google Agenda, Outlook of een ICS-adres en maakt van elke afspraak met een locatie een rit — van je standaardadres naar de klant, heen en terug. De titel wordt het zakelijke doel, de afstand komt uit Google Maps.
Staat er een onvolledig adres in je agenda — « Hoofdstraat 12 » zonder plaats — dan zoekt Kilevo het adres dat het dichtst bij je vertrekpunt ligt en markeert het als « geraden adres ». Eén klik op Bevestigen legt het vast voor elke afspraak met dezelfde titel. Zo voorkom je dat één verkeerd geraden plaatsnaam je op een rit van honderden kilometers zet.
Wat Kilevo niet is
Kilevo volgt je niet met gps, heeft geen mobiele app en scant geen bonnetjes. Het werkt op je agenda. Rijd je op de bonnefooi langs, zonder afspraak, of zet je alleen « klantbezoek » zonder adres, dan valt er niets uit te lezen. Een afspraak zonder locatie of een videovergadering levert nul kilometer op.
Plan je je week wel digitaal, dan bespaart Kilevo je uren natikken. De synchronisatie draait elke nacht om 3.30 uur als je een abonnement hebt, en je start hem verder wanneer je wilt. Je correcties — een adres, een voertuig, een afstand — blijven bij volgende synchronisaties bewaard.
Ben je in loondienst, dan gaat kilometervergoeding voor werknemers dieper in op wat je onbelast mag ontvangen. Het geldende tarief staat op de pagina kilometervergoeding 2026.
Deze pagina is algemene uitleg, geen belastingadvies: raadpleeg voor je eigen situatie de Belastingdienst of je werkgever. Maak een gratis account aan en importeer een maand om te zien of het bij je manier van werken past.
