Onkosten en bewijsstukken
De kilometervergoeding dekt niet alles. Tol en parkeren koppel je aan de rit waar ze bij horen, met het bewijsstuk erbij.
Een onkost hoort bij een rit
Een onkost zweeft niet los in een aparte declaratie: hij hangt aan de rit die hem veroorzaakte. Je opent de rit en voegt de onkost toe. Drie gegevens volstaan: een bedrag, een datum en een omschrijving — « Tol A2 », « Parkeren station ».
Die onkosten komen in je totalen bovenop de kilometervergoeding. De vergoeding van € 0,25 per kilometer is onbelast, maar dekt tol en parkeren niet. Wie ze vergeet, laat geld liggen dat hij mag terugvragen.
Het bewijsstuk toevoegen
Bij elke onkost kun je het bewijsstuk toevoegen: een foto van het bonnetje, een gedownload reçu. Kilevo accepteert afbeeldingen (JPG, PNG) en PDF's, tot 10 MB per bestand.
Kilevo leest het bonnetje niet voor je. Geen automatische herkenning, geen bedrag dat van de foto wordt geplukt: jij vult het bedrag en de datum in, het bestand staaft ze. Dat is een bewuste keuze. Een bedrag dat scheef van een wazige foto wordt gelezen, is in een fiscaal bewijsstuk minder waard dan een bedrag dat je zelf hebt gecontroleerd.
Eén rit kan meerdere onkosten dragen: de tol heen, het parkeren ter plaatse, de tol terug. Elk heeft zijn bedrag, zijn datum en, als je het toevoegt, zijn eigen bewijsstuk. Ze verschijnen allemaal onder de rit en tellen mee in het totaal.
Waar je bestanden staan
De bewijsstukken staan niet in een openbare map die je via een geraden URL bereikt. Ze liggen op een afgeschermde schijf, buiten de webmap. Geen enkele directe link stelt ze bloot.
Om een bestand te openen moet je langs een ingelogde controle die bij elke aanvraag je rechten nagaat: je bent de eigenaar van de rit, zijn beheerder of een beheerder van het systeem. Ieder ander krijgt een weigering, zelfs met de exacte link. De pagina beveiliging en AVG beschrijft de rest van onze bewaarregels.
Samengevoegd in de PDF, niet ernaast
Als je je kilometerregistratie exporteert, gaan de bewijsstukken niet mee in een apart mapje met foto's. Ze worden achteraan de PDF samengevoegd, elk voorafgegaan door de datum van de rit, vertrek, bestemming en het bedrag.
De Belastingdienst, je boekhouder of je werkgever krijgt één document. Eerst de ritten, dan de berekening van de vergoeding, dan de bonnetjes, op volgorde, bij hun rit. Niets meer aan elkaar te plakken. De pagina PDF-export beschrijft de opbouw van het document.
Een onkost verwijderen
Je haalt een onkost weg bij een rit wanneer je wilt: hij verdwijnt uit de totalen en zijn bestand hangt niet langer aan de PDF. Alleen de eigenaar van de rit kan dit doen bij zijn eigen ritten.
Wat de Belastingdienst als bewijsstuk verwacht, en hoe lang je het bewaart, staat op de pagina bewijsstukken bij de kilometervergoeding.
Aan de slag
Je onkosten aan de juiste rit koppelen, met het bonnetje erbij, kost een paar seconden en spaart je het einde-maand-gepuzzel van een losse declaratie. Maak je account aan en voeg je eerste bewijsstuk toe.
