Teambeheer
Een beheerder die ritten controleert, de maand afsluit en een export klaarmaakt voor de loonadministratie. Dat bieden de Team-plannen — en niets anders doet dat.
Wat « team » wel en niet betekent
Verwar twee dingen niet. Collega's uitnodigen en een beheerder die hen aanstuurt, zijn niet hetzelfde aanbod.
Met Duo, Trio en Quad nodig je 2, 3 of 4 accounts uit. Die accounts zijn zelfstandig: ieder beheert zijn eigen ritten, één factuur voor de groep. Er is geen beheerdersrol, geen controle, geen afsluiting. Prima voor een stel, een kleine zaak, zzp'ers die het abonnement delen.
De beheerdersrol, de rittencontrole en de periodeafsluiting bestaan alleen op de Team-plannen (Team 5, 10, 25, 50). Moet je medewerkers aansturen en aanleveren aan de loonadministratie, dan heb je een Team-plan nodig. De plannen staan op de pagina tarieven.
De beheerder controleert de ritten
Op een Team-plan ziet de beheerder de ritten van elke medewerker voor de maand. Hij loopt ze na. Een rit die er niet hoort — een privé-afspraak, een verkeerd adres — sluit hij uit met een reden. De rit blijft zichtbaar, maar valt uit de totalen en de reden wordt bewaard.
Per medewerker ziet de beheerder ook de afstand van de maand, het jaartotaal, de gekoppelde onkosten en het saldo dat nog betaald moet worden na aftrek van wat al is vergoed.
Boven de individuele regels ziet de beheerder het totaal van het team voor de maand: het aantal medewerkers, de totale afstand en de totale onkosten. Zo weet hij in één oogopslag wat de maand kost voordat hij ergens in duikt.
De maandafsluiting
De perioden zijn maandelijks. Geen week, geen halve maand: de maand is de eenheid. Als de maand gecontroleerd is, sluit de beheerder hem af.
De afsluiting zet de ritten van de maand vast: ze gaan naar « verwerkt » en veranderen niet meer. Het verschuldigde bedrag wordt vastgelegd met de bijbehorende vergoeding, die de beheerder vóór het bevestigen kan bijstellen. Elke medewerker krijgt zijn eigen PDF: rittendetail, berekening van de vergoeding, bewijsstukken erbij.
De maanden sluit je op volgorde af. Zolang februari niet is afgesloten, laat Kilevo je maart niet afsluiten: het jaartotaal heeft alleen zin als de maanden op elkaar volgen. Moet je terug, dan begint het heropenen bij de meest recente maand.
De ZIP-export
Als de maand is afgesloten, downloadt de beheerder een ZIP-bestand met twee dingen:
- een samenvattende CSV: één regel per medewerker, afstand van de maand, vergoeding, onkosten, totaal te betalen, en het jaartotaal;
- een PDF per medewerker, hetzelfde uitgewerkte bewijsstuk dat de medewerker zelf krijgt.
De CSV gaat naar de loonadministratie of het boekhoudpakket. De PDF's zijn de stukken om te bewaren. De opbouw van die PDF's staat op de pagina PDF-export.
Eén factuur
Op elk plan betaalt de abonnee, de uitgenodigde accounts betalen niets. Het verschil zit in de rol: zelfstandig op Duo, Trio en Quad; aangestuurd door een beheerder op Team. Kies naar wat je nodig hebt, niet naar het aantal plaatsen.
Stuur je een team aan en lever je elke maand aan de loonadministratie? Maak je account aan op een Team-plan.
