Gestion d'équipe
Un manager qui valide les trajets, clôture le mois et sort un export prêt pour la paie. C'est ce qu'apportent les plans Team — et rien d'autre ne le fait.
Ce que « équipe » veut dire, et ce que ça ne veut pas dire
Attention à ne pas confondre deux choses. Inviter des collègues et avoir un manager qui les encadre ne sont pas la même offre.
Les plans Duo, Trio et Quad vous laissent inviter 2, 3 ou 4 comptes. Ces comptes sont autonomes : chacun gère ses trajets, une seule facture pour le groupe. Il n'y a pas de rôle manager, pas de validation, pas de clôture. C'est le bon choix pour un couple, une petite structure, des indépendants qui mutualisent l'abonnement.
Le rôle manager, la validation des trajets et la clôture de période existent uniquement sur les plans Team (Team 5, 10, 25, 50). Si vous devez encadrer des salariés et transmettre à la paie, c'est un plan Team qu'il vous faut. Le détail des plans est sur la page tarifs.
Le manager valide les trajets
Sur un plan Team, le manager voit les trajets de chaque salarié pour le mois. Il parcourt, il vérifie. Un trajet qui n'a rien à faire là — un rendez-vous personnel, une erreur d'adresse — il l'exclut avec un motif. Le trajet reste visible, mais il sort des totaux et le motif est conservé.
Le manager voit aussi, pour chaque salarié, la distance du mois, le cumul annuel, les frais rattachés et le solde à verser une fois déduit ce qui a déjà été remboursé.
La clôture mensuelle
Les périodes sont mensuelles. Pas d'hebdomadaire, pas de quinzaine : le mois est l'unité. Quand le mois est vérifié, le manager le clôture.
La clôture fige les trajets du mois : ils passent en « comptabilisé » et ne bougeront plus. Elle enregistre le montant dû et crée le remboursement correspondant, que le manager peut ajuster avant de valider. Chaque salarié reçoit son PDF individuel : détail des trajets, calcul de l'indemnité, justificatifs joints.
Les mois se clôturent dans l'ordre. Tant que février n'est pas clôturé, Kilevo ne vous laisse pas clôturer mars : le cumul annuel qui détermine les tranches du barème n'a de sens que si les mois se suivent. Si vous devez revenir en arrière, la déclôture part du mois le plus récent.
L'export ZIP
Une fois le mois clôturé, le manager télécharge un fichier ZIP qui contient deux choses :
- un CSV récapitulatif : une ligne par salarié, distance du mois, indemnité, frais, total à payer, et le cumul annuel ;
- un PDF par salarié, le même justificatif détaillé que celui remis à l'intéressé.
Le CSV part à la paie ou dans le logiciel comptable. Les PDF sont les pièces à archiver. La structure de ces PDF est décrite sur la page export PDF.
Une seule facture
Quel que soit le plan, le souscripteur paie, les comptes invités ne paient rien. La différence est le rôle : autonomes sur Duo, Trio, Quad ; encadrés par un manager sur Team. Choisissez selon ce dont vous avez besoin, pas selon le nombre de sièges.
Vous encadrez une équipe et devez transmettre chaque mois à la paie ? Créez votre compte sur un plan Team.
