Dépenses et justificatifs
L'indemnité kilométrique ne couvre pas tout. Le péage et le parking se rattachent au trajet concerné, avec leur justificatif.
Une dépense, sur un trajet
Une dépense ne flotte pas dans une note de frais séparée : elle est attachée au trajet qui l'a causée. Vous ouvrez le trajet, vous ajoutez la dépense. Trois informations suffisent : un montant, une date et une description — « Péage A13 », « Parking gare ».
Ces dépenses s'additionnent à l'indemnité kilométrique dans vos totaux. Le péage et le stationnement ne sont pas couverts par le barème : les oublier, c'est renoncer à un remboursement auquel vous avez droit.
Joindre le justificatif
À chaque dépense, vous pouvez joindre le justificatif : une photo du ticket, un reçu téléchargé. Kilevo accepte les images (JPG, PNG) et les PDF, jusqu'à 10 Mo par fichier.
Kilevo ne lit pas le ticket à votre place. Pas de reconnaissance automatique, pas de lecture du montant sur la photo : vous saisissez le montant et la date, le fichier vient les appuyer. C'est un choix. Un montant lu de travers sur une photo floue, dans un justificatif fiscal, vaut moins qu'un montant que vous avez vérifié.
Un même trajet peut porter plusieurs dépenses : le péage à l'aller, le parking sur place, le péage au retour. Chacune a son montant, sa date et, si vous l'ajoutez, son propre justificatif. Toutes s'affichent sous le trajet et entrent dans son total.
Où sont stockés vos fichiers
Les justificatifs ne sont pas dans un dossier public accessible par une URL devinée. Ils sont rangés sur un disque privé, hors de la racine web. Aucun lien direct ne les expose.
Pour ouvrir un fichier, il faut passer par un contrôleur authentifié qui vérifie vos droits à chaque demande : vous êtes le propriétaire du trajet, ou son manager, ou un administrateur. Toute autre personne reçoit un refus, même avec le lien exact. La page sécurité et RGPD décrit le reste de nos règles de conservation.
Fusionnés dans le PDF, pas à côté
Quand vous exportez votre journal, les justificatifs ne partent pas dans une archive de photos séparée. Ils sont fusionnés en fin de PDF, chacun précédé de la date du trajet, du départ, de l'arrivée et du montant.
Le contrôleur — l'URSSAF, votre comptable, votre employeur — reçoit un seul document. Le détail des trajets, le calcul de l'indemnité, puis les reçus, dans l'ordre, rattachés à leur trajet. Rien à recoller. La page export PDF détaille la structure du document.
Supprimer une dépense
Vous retirez une dépense d'un trajet quand vous voulez : elle sort des totaux et son fichier n'est plus joint au PDF. Seul le propriétaire du trajet peut le faire sur ses propres trajets.
Ce que l'administration attend comme justificatif, et la durée de conservation, sont détaillés sur la page justificatifs des indemnités kilométriques.
Commencez
Rattacher vos frais au bon trajet, avec le reçu qui va avec, prend quelques secondes et vous évite de reconstituer une note de frais en fin de mois. Créez votre compte et ajoutez votre premier justificatif.
