Modèle de note de frais kilométrique

Les colonnes, et pourquoi elles y sont

Un relevé kilométrique n'a pas besoin d'être compliqué. Il doit permettre de rattacher chaque kilomètre déduit à un déplacement professionnel identifiable.

Colonne	À quoi elle sert
Date	Situer le déplacement dans l'exercice fiscal.
Lieu de départ	Établir le point d'origine réel, qui n'est pas toujours le domicile.
Lieu d'arrivée	Identifier le client, le chantier ou le rendez-vous.
Distance	La base du calcul. C'est le total annuel qui détermine la tranche du barème.
Motif professionnel	La colonne la plus souvent négligée, et la première examinée en cas de contrôle.
Véhicule	Le barème dépend de la puissance fiscale et de la motorisation.

Remplissez au fil de l'eau

Un relevé reconstitué en avril, la semaine avant la déclaration, se voit. Les distances y sont rondes, les motifs vagues, et les week-ends parfois oubliés. C'est exactement ce qu'un contrôleur cherche.

Notez chaque trajet le jour même, ou laissez votre agenda le faire à votre place.

Trois erreurs fréquentes

Arrondir les distances. 50 km aller-retour à chaque rendez-vous, toute l'année, n'est crédible pour personne.

Écrire « rendez-vous client » comme motif. Nommez le client. Un motif générique répété cent fois ne prouve rien.

Inclure le trajet domicile-travail au-delà de 40 km par trajet. Au-delà, l'éloignement doit être justifié par des circonstances particulières.

Du tableau au récapitulatif

Une fois la distance annuelle connue, appliquez le barème kilométrique 2026, ou passez par le calculateur d'indemnités kilométriques.

Le tableur reste un travail manuel, et une source d'oublis. C'est le problème que Kilevo, logiciel d'indemnités kilométriques, résout : vos rendez-vous d'agenda deviennent des trajets, les distances sont calculées automatiquement, et le récapitulatif annuel s'exporte en PDF.