Frais kilométriques pour les employeurs
Vous pouvez rembourser les trajets professionnels au barème, exonérés de cotisations. La question, en cas de contrôle, n'est pas si vous avez remboursé, mais si vous pouvez le justifier.
Ce que l'exonération suppose
Lorsque vous remboursez à un salarié ses trajets professionnels au barème kilométrique, ce remboursement est exonéré de cotisations sociales dans la limite du barème. Au-delà, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette, sauf à démontrer qu'elle correspond à des frais réellement engagés.
L'exonération n'est pas acquise d'office : elle tient à une condition, que l'URSSAF vérifie en contrôle. Vous devez pouvoir justifier la réalité du déplacement et son kilométrage — le motif professionnel, le trajet, la distance. Une indemnité versée sans relevé à l'appui est un risque : si la justification manque, le remboursement peut être requalifié en salaire, avec redressement.
Le barème applicable, avec sa source, figure sur la page barème kilométrique 2026.
Ce qu'un dossier solide contient
En contrôle, l'administration apprécie la justification trajet par trajet. Pour chaque déplacement, le dossier consigne :
- la date ;
- la distance parcourue ;
- le lieu de départ et le lieu d'arrivée ;
- le motif professionnel du trajet.
Comment vos équipes l'alimentent
Kilevo construit le relevé à partir de l'agenda de chaque salarié. À partir de Google Agenda, Outlook ou un flux ICS, il transforme chaque rendez-vous ayant un lieu en trajet, avec le titre comme motif et la distance issue de Google Maps. Ce que vos équipes planifient déjà devient leur relevé. C'est aussi la limite : sans agenda tenu, il n'y a rien à lire. Pas de GPS, pas d'application mobile.
La synchronisation tourne chaque nuit à 3 h 30 pour les abonnés ; chacun peut aussi la relancer à la demande. Jamais en temps réel — une fois par nuit, ou sur commande. Chaque salarié choisit les agendas qui comptent, pour laisser ses rendez-vous privés de côté, et exclut d'un clic un rendez-vous qui n'est pas un trajet professionnel. Chacun exporte son cumul annuel en PDF, par pays, trajets et justificatifs réunis.
Attention : l'encadrement n'existe que sur les plans Team
C'est le point sur lequel beaucoup d'outils restent flous, alors soyons nets. Le rôle de manager — avec la validation des trajets, la clôture mensuelle d'une période, et l'export ZIP réunissant un CSV récapitulatif et un PDF par salarié — n'existe que sur les plans Team.
Les plans Duo, Trio et Quad ne vous donnent pas cet encadrement. Ils permettent d'inviter des comptes autonomes qui ne paient rien, sous une seule facture. Pratique pour porter le coût, mais sans manager, sans validation et sans clôture de période. Ne promettez pas à vos équipes un circuit d'approbation sur un plan qui ne l'inclut pas. À noter aussi : les périodes de validation sont mensuelles, pas hebdomadaires.
Ce que les plans Team ajoutent vraiment — validation, clôture, export ZIP — est décrit sur la page gestion d'équipe.
Le détail des plans figure sur la page tarifs.
Ce que Kilevo lit dans les agendas
Les connexions sont en lecture seule : Kilevo ne peut pas modifier un agenda. Les participants à un rendez-vous ne sont ni récupérés ni stockés, et la description d'un événement est lue mais jamais écrite en base. Les paiements passent par Stripe, aucune donnée de carte n'est conservée.
Ce qui est précisément lu et conservé est détaillé sur la page sécurité et RGPD.
Cette page est une explication générale, pas un conseil fiscal : validez votre dispositif auprès de l'URSSAF ou d'un professionnel. Envie de l'essayer avec votre équipe ? Ouvrez un compte gratuit.
