Frais kilométriques pour les employeurs

Ce que l'exonération suppose

Lorsque vous remboursez à un salarié ses trajets professionnels au barème kilométrique, ce remboursement est exonéré de cotisations sociales dans la limite du barème. Au-delà, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette, sauf à démontrer qu'elle correspond à des frais réellement engagés.

L'exonération n'est pas acquise d'office : elle tient à une condition, que l'URSSAF vérifie en contrôle. Vous devez pouvoir justifier la réalité du déplacement et son kilométrage — le motif professionnel, le trajet, la distance. Une indemnité versée sans relevé à l'appui est un risque : si la justification manque, le remboursement peut être requalifié en salaire, avec redressement.

Le barème applicable, avec sa source, figure sur la page barème kilométrique 2026.

Ce qu'un dossier solide contient

En contrôle, l'administration apprécie la justification trajet par trajet. Pour chaque déplacement, le dossier consigne :

• la date ;
• la distance parcourue ;
• le lieu de départ et le lieu d'arrivée ;
• le motif professionnel du trajet.

Comment vos équipes l'alimentent

Kilevo construit le relevé à partir de l'agenda de chaque salarié. À partir de Google Agenda, Outlook ou un flux ICS, il transforme chaque rendez-vous ayant un lieu en trajet, avec le titre comme motif et la distance issue de Google Maps. Ce que vos équipes planifient déjà devient leur relevé. C'est aussi la limite : sans agenda tenu, il n'y a rien à lire. Pas de GPS, pas d'application mobile.

La synchronisation tourne chaque nuit à 3 h 30 pour les abonnés ; chacun peut aussi la relancer à la demande. Jamais en temps réel — une fois par nuit, ou sur commande. Chaque salarié choisit les agendas qui comptent, pour laisser ses rendez-vous privés de côté, et exclut d'un clic un rendez-vous qui n'est pas un trajet professionnel. Chacun exporte son cumul annuel en PDF, par pays, trajets et justificatifs réunis.

Une TPE s'équipe avec un pack Duo, Trio ou Quad

Kilevo est pensé pour les indépendants et les très petites structures, et le modèle est simple. Vous souscrivez un pack Duo, Trio ou Quad, vous invitez jusqu'à trois salariés ou associés, et chacun dispose d'un compte complet et autonome. Une seule facture pour l'entreprise, zéro saisie de plus pour vous.

Chaque salarié tient son propre journal kilométrique, alimenté par son propre agenda, et exporte son PDF — trajets, distances, motifs et justificatifs réunis. C'est ce document, salarié par salarié, qui vient appuyer vos remboursements en comptabilité et répond à la question de l'URSSAF en cas de contrôle. Soyons nets sur un point : il n'y a pas de circuit d'approbation ni de tableau de bord central — chaque compte est indépendant, et personne ne voit les trajets des autres.

Le détail des packs figure sur la page tarifs.

Ce que Kilevo lit dans les agendas

Les connexions sont en lecture seule : Kilevo ne peut pas modifier un agenda. Les participants à un rendez-vous ne sont ni récupérés ni stockés, et la description d'un événement est lue mais jamais écrite en base. Les paiements passent par Stripe, aucune donnée de carte n'est conservée.

Ce qui est précisément lu et conservé est détaillé sur la page sécurité et RGPD.

Cette page est une explication générale, pas un conseil fiscal : validez votre dispositif auprès de l'URSSAF ou d'un professionnel. Envie de l'essayer avec votre équipe ? Ouvrez un compte gratuit.