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Un total ne prouve rien. Ce qu'on vous demandera, c'est le détail, avec le calcul qui va avec.
Ce que contient le PDF
| Section | Contenu |
|---|---|
| Synthèse | Distance et indemnité par véhicule, cumul annuel, formule appliquée |
| Remboursements | Ce que vous avez déjà perçu, et le reste à percevoir |
| Détail des trajets | Date, départ, arrivée, véhicule, distance, motif |
| Annexes | Vos justificatifs de péage et de stationnement, joints au document |
La formule de calcul est imprimée, pas seulement son résultat. Un contrôleur voit immédiatement quelle tranche du barème a été appliquée, et à quel véhicule.
Les formules sont celles du barème officiel, année par année.
Les justificatifs sont dans le même fichier
Un péage photographié, un ticket de parking scanné : ils sont rattachés au trajet concerné, et fusionnés en fin de PDF, chacun précédé de la date, du trajet et du montant.
Vous n'envoyez pas un PDF plus une archive de photos. Vous envoyez un document.
Ce qu'il faut conserver, et combien de temps, est détaillé sur la page justificatifs des indemnités kilométriques.
Annuel ou mensuel
Le bilan annuel couvre l'année entière, du 1er janvier au 31 décembre. C'est celui que réclament l'administration et l'expert-comptable.
Le bilan mensuel montre en plus le delta du mois à côté du cumul annuel : combien vous avez parcouru ce mois-ci, et où vous en êtes dans les tranches du barème. C'est celui qu'on transmet chaque mois à la paie.
Et le CSV ?
Il existe, mais côté manager seulement. L'export d'équipe regroupe un CSV récapitulatif — séparateur point-virgule, encodage compatible Excel — et un PDF par salarié dans une archive ZIP. Il est réservé aux plans Team. Voir gestion d'équipe.
Un compte individuel exporte son journal en PDF, pas en CSV. Autant le dire clairement plutôt que de vous le faire découvrir à la première clôture.
Les trajets exclus n'y sont pas
Un trajet que vous avez exclu, ou qu'un manager a écarté avec un motif, ne figure pas dans les totaux. Le document ne contient que ce que vous assumez.
