Gérant d'EURL : se verser des indemnités kilométriques (IR ou IS)

Vous êtes gérant d'EURL, vous roulez pour votre société avec votre voiture personnelle, et vous voulez sortir ces frais proprement. La question paraît simple, mais la bonne réponse dépend entièrement d'un paramètre que beaucoup de dirigeants ignorent : le régime fiscal de votre EURL. Selon que votre société est à l'impôt sur le revenu ou qu'elle a opté pour l'impôt sur les sociétés, le mécanisme n'est pas le même — et le mot « remboursement » n'a même pas le même sens. Reprenons les deux cas dans l'ordre, parce que confondre les deux, c'est se tromper de déclaration.

Tout dépend du régime fiscal de votre EURL

Par défaut, une EURL dont l'associé unique est une personne physique est à l'impôt sur le revenu (IR), et le gérant associé unique est un travailleur non salarié (TNS). Mais l'EURL peut aussi opter pour l'impôt sur les sociétés (IS). Ces deux situations donnent deux façons radicalement différentes de traiter vos kilomètres :

• EURL à l'IR (cas par défaut) : il n'y a pas de « remboursement » à proprement parler. Vos frais de véhicule se déduisent directement du résultat de l'entreprise.
• EURL ayant opté pour l'IS : la société et vous êtes fiscalement distincts. Vous vous faites rembourser vos IK par la société, exactement comme le ferait un président de SASU.

Identifiez d'abord votre cas. Tout le reste en découle.

EURL à l'IR : vos frais se déduisent du résultat

C'est la situation la plus fréquente. Ici, votre EURL est « transparente » fiscalement : son bénéfice est imposé directement entre vos mains, dans la catégorie des BIC (activité commerciale ou artisanale) ou des BNC (activité libérale), selon votre métier. Vous ne vous versez donc pas une indemnité que vous encaisseriez en franchise d'impôt : vous déduisez la dépense de véhicule du résultat de l'entreprise, ce qui abaisse le bénéfice imposable.

La méthode de déduction dépend de votre catégorie :

• En BNC (professions libérales), si le véhicule reste dans votre patrimoine privé, vous pouvez évaluer vos frais au barème kilométrique de l'administration, plus simple, ou opter pour les frais réels.
• En BIC, l'usage du barème kilométrique est plus encadré : la déduction se fait le plus souvent aux frais réels (carburant, entretien, assurance, amortissement si le véhicule est inscrit à l'actif), au prorata de l'usage professionnel.

Dans les deux cas, ce que vous « touchez » de la société n'est pas un revenu supplémentaire : c'est votre propre bénéfice, déjà diminué de ces charges. Attention à ne pas tenir un double compte en croyant, en plus de la déduction, vous verser une indemnité exonérée : au régime IR, l'exonération de l'indemnité kilométrique n'existe pas, seule compte la déduction du résultat.

EURL à l'IS : le remboursement au barème, comme en SASU

Si votre EURL a opté pour l'IS, la logique bascule. La société devient un contribuable à part entière, et vous êtes une personne distincte d'elle. Quand vous roulez pour l'activité avec votre voiture personnelle, vous engagez une dépense pour le compte de la société, qui vous la rembourse au barème kilométrique. L'effet fiscal est doublement favorable :

• pour l'EURL, l'indemnité est une charge déductible de son résultat imposable à l'IS ;
• pour vous, la somme perçue n'est ni imposable, ni soumise aux cotisations sociales, tant qu'elle respecte le barème et qu'elle est justifiée.

C'est le même mécanisme que celui d'un dirigeant assimilé salarié, à cette réserve près qu'en EURL le gérant associé unique reste TNS pour ses cotisations. Le principe du remboursement d'IK, lui, fonctionne à l'identique.

Le barème kilométrique 2026

Que vous déduisiez (IR, en BNC) ou que vous vous fassiez rembourser (IS), le barème est le même. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage professionnel annuel :

Exemple : en 5 CV, avec 22 000 km professionnels dans l'année (tranche « au-delà de 20 000 km ») : 22 000 × 0,427 = 9 394 €. Le barème est majoré de 20 % pour un véhicule électrique. Il couvre déjà le carburant, l'entretien, l'assurance et la dépréciation ; seuls les péages et le stationnement se déduisent ou se remboursent en plus. Notre calculateur d'indemnité kilométrique donne le montant exact selon votre cas.

Comptabilisation et justificatifs

Que vous soyez à l'IR ou à l'IS, le kilométrage professionnel doit être documenté trajet par trajet : date, motif, lieux de départ et d'arrivée, distance. En pratique, l'indemnité s'enregistre en compte 6251 « Voyages et déplacements », en contrepartie du compte courant d'associé ou d'un virement. Quelques réflexes qui sécurisent l'opération :

• gardez la carte grise à votre nom (ou à celui de votre conjoint ou partenaire de PACS) ;
• préférez des versements mensuels ou trimestriels à un règlement annuel unique, plus crédible face au fisc ;
• ne remboursez que les trajets professionnels : le trajet domicile-siège est un frais personnel, déductible seulement dans la limite de 40 km sur votre déclaration, pas au titre du remboursement pro.

Notre page sur les justificatifs des indemnités kilométriques détaille les pièces à conserver, et notre modèle de relevé kilométrique montre à quoi ressemble un journal opposable.

Le point qui fait la différence : un relevé fiable, sans y penser

Quel que soit votre régime, tout repose sur un seul chiffre : votre kilométrage professionnel réel. Et c'est le maillon faible. Reconstituer ses trajets de mémoire en fin d'exercice, c'est sous-estimer par prudence — donc déduire ou se rembourser moins que son dû — ou avancer un total invérifiable le jour d'un contrôle.

Vos rendez-vous sont pourtant déjà écrits : dans votre agenda. Chaque rendez-vous porte une adresse et une date, donc un trajet. Kilevo lit votre agenda et en déduit automatiquement vos déplacements — date, adresse, distance — sans que vous ayez à noter un seul kilomètre. À la fin du mois, vous éditez une note de frais chiffrée au barème, prête à passer en compta. La page Kilevo pour les consultants montre le principe pour les dirigeants qui roulent au quotidien.

Questions fréquentes

Un gérant d'EURL peut-il se verser des indemnités kilométriques exonérées ?

Seulement si l'EURL est à l'IS. Dans ce cas, le remboursement au barème n'est ni imposable ni chargé pour le gérant, et déductible pour la société. À l'IR (régime par défaut), il n'y a pas d'indemnité exonérée : les frais de véhicule se déduisent directement du résultat, en BIC ou en BNC.

Comment savoir si mon EURL est à l'IR ou à l'IS ?

Par défaut, l'EURL d'un associé unique personne physique est à l'IR. Elle est à l'IS uniquement si vous avez exercé l'option, formalisée auprès de l'administration. En cas de doute, votre liasse fiscale et votre expert-comptable tranchent immédiatement.

Le gérant TNS a-t-il droit au barème kilométrique ?

Oui pour une activité libérale en BNC (véhicule dans le patrimoine privé), où le barème est admis. En BIC, la déduction se fait le plus souvent aux frais réels. Le barème reste dans tous les cas réservé aux kilomètres professionnels, correctement justifiés.

Faut-il inscrire le véhicule à l'actif de l'EURL ?

Pas nécessairement, et souvent ce n'est pas souhaitable. Garder la voiture dans votre patrimoine privé ouvre la voie au barème kilométrique (en BNC) ou au remboursement d'IK (à l'IS), plus simples que l'amortissement du véhicule à l'actif.