Indemnité kilométrique gérant de SASU : comment se rembourser ses trajets

Vous présidez votre SASU, vous roulez avec votre voiture personnelle pour aller voir des clients, des fournisseurs ou sur des chantiers, et vous vous demandez comment récupérer cet argent proprement. La bonne nouvelle : c'est l'un des mécanismes les plus avantageux qui existent pour un dirigeant. Vous ne « déduisez » pas vos kilomètres sur votre déclaration personnelle comme le ferait un indépendant. Vous vous les faites rembourser par la société, au barème kilométrique, et ce remboursement ne coûte ni impôt ni cotisation. Encore faut-il respecter les règles, sous peine de requalification.

Pourquoi le président de SASU passe par un remboursement, pas par une déduction

Un président de SASU est assimilé salarié, et la SASU est une société soumise à l'impôt sur les sociétés (IS). Ces deux caractéristiques changent tout. Contrairement à un auto-entrepreneur ou à un gérant TNS qui déduit ses frais de son propre bénéfice, vous, président, vous êtes une personne distincte de votre société. Quand vous utilisez votre véhicule personnel pour l'activité, vous engagez une dépense pour le compte de la SASU. La logique est donc simple : la société vous rembourse, exactement comme un employeur rembourse un salarié qui a avancé des frais.

Ce remboursement produit un double effet fiscal, et c'est là tout son intérêt :

• Pour la SASU, l'indemnité versée est une charge déductible de son résultat. Elle diminue le bénéfice imposable à l'IS.
• Pour vous, la somme perçue n'est ni imposable à l'impôt sur le revenu, ni soumise aux cotisations sociales, ni à la CSG-CRDS, dès lors qu'elle reste dans la limite du barème et qu'elle est justifiée.

Autrement dit, vous sortez de la trésorerie de votre société sans frottement fiscal, tout en réduisant son impôt. C'est bien plus efficace que de vous verser une prime équivalente, qui serait, elle, chargée et imposée.

Le barème kilométrique 2026, celui que la société applique

Le montant remboursable se calcule sur le barème kilométrique publié par l'administration, le même que pour les salariés. Il dépend de deux éléments : le nombre de kilomètres professionnels de l'année et la puissance fiscale de votre voiture (les CV de la carte grise). Voici les formules 2026 pour les puissances les plus courantes :

Un exemple. Vous roulez en 5 CV et vous parcourez 18 000 km professionnels dans l'année pour votre SASU. Vous êtes dans la tranche intermédiaire :

18 000 × 0,357 + 1 395 = 7 821 € que la société vous rembourse, sans impôt ni charge pour vous.

Si votre voiture est électrique, le barème est majoré de 20 %. Le barème couvre déjà le carburant, l'assurance, l'entretien et la dépréciation : vous n'ajoutez pas vos pleins d'essence par-dessus. En revanche, les péages et le stationnement se remboursent en plus, sur justificatifs. Pour obtenir le montant exact selon votre puissance et votre kilométrage, notre calculateur d'indemnité kilométrique fait le calcul en quelques secondes.

Le cas particulier du trajet domicile-siège

C'est le point qui piège le plus de présidents. Tous vos déplacements ne se valent pas. Les trajets réalisés dans l'intérêt direct de l'activité — un rendez-vous client, une visite fournisseur, un déplacement sur un chantier ou vers un salon professionnel — sont sans ambiguïté remboursables au barème.

Le trajet quotidien entre votre domicile et le siège de la société, lui, suit des règles particulières : il est considéré comme un frais personnel, à l'image du salarié qui va au bureau. Il n'entre donc pas dans le remboursement professionnel classique. Si vous souhaitez en tenir compte, c'est plutôt sur votre propre déclaration de revenus, via les frais réels, et dans la limite de 40 km entre le domicile et le lieu de travail (au-delà, il faut justifier l'éloignement), à raison d'un aller-retour par jour. Pour éviter tout risque, la règle prudente est simple : la société rembourse vos déplacements professionnels, pas votre trajet-domicile de tous les jours.

Les justificatifs qui sécurisent le remboursement

Un remboursement d'IK non documenté, c'est un redressement qui attend son heure : le fisc peut le requalifier en rémunération, donc le charger et l'imposer rétroactivement. Pour tenir, vous devez réunir :

• un relevé détaillé des trajets : date, destination, motif professionnel, distance ;
• une copie de la carte grise à votre nom (ou à celui de votre conjoint ou partenaire de PACS) ;
• des notes de frais mensuelles ou trimestrielles reprenant le calcul au barème ;
• la preuve du virement de la société vers votre compte personnel.

Comptablement, l'indemnité s'enregistre en compte 6251 « Voyages et déplacements », en contrepartie de votre compte courant d'associé ou d'un virement. Il est également recommandé de formaliser la politique de remboursement par une décision de l'associé unique, pour dater et cadrer le principe. Notre page sur les justificatifs des indemnités kilométriques détaille ce que l'administration attend précisément.

Le vrai point faible : reconstituer ses kilomètres

Tout ce mécanisme repose sur un seul chiffre : votre kilométrage professionnel réel. Et c'est là que la plupart des présidents de SASU laissent de l'argent sur la table. Reconstituer ses déplacements de mémoire en fin d'exercice, c'est sous-estimer par prudence — donc se rembourser moins que son dû — ou avancer un total qu'on ne saura pas justifier en cas de contrôle.

Or vos rendez-vous sont déjà écrits quelque part : dans votre agenda professionnel. Chaque rendez-vous client porte une adresse et une date, donc un trajet. Kilevo lit votre agenda et en déduit automatiquement vos déplacements — date, adresse, distance — rendez-vous après rendez-vous, sans que vous ayez à noter un seul chiffre. Le relevé se construit tout seul, et vous éditez à la fin du mois une note de frais propre, chiffrée au barème, prête à passer en compta. La page Kilevo pour les consultants montre le principe, et notre export PDF vous donne le justificatif opposable à joindre au remboursement.

Questions fréquentes

Un président de SASU peut-il vraiment se rembourser des IK sans se verser de salaire ?

Oui. Le remboursement d'indemnités kilométriques est indépendant de la rémunération. Même un président non rémunéré peut se faire rembourser ses trajets professionnels par la société, dès lors qu'il utilise son véhicule personnel et qu'il conserve les justificatifs.

Le remboursement d'IK est-il imposable pour le président ?

Non, tant qu'il reste dans la limite du barème et qu'il correspond à des déplacements professionnels réels et justifiés. Il n'est ni soumis à l'impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales, ni à la CSG-CRDS. Pour la SASU, c'est une charge déductible de son résultat.

Faut-il un procès-verbal pour verser des indemnités kilométriques en SASU ?

Ce n'est pas une obligation légale stricte, mais une décision de l'associé unique fixant la politique de remboursement est fortement recommandée : elle date le principe et renforce la crédibilité de l'opération face à l'administration.

Puis-je me faire rembourser le trajet domicile-siège ?

C'est déconseillé au titre du remboursement professionnel : ce trajet est considéré comme personnel. La société rembourse les déplacements réalisés dans l'intérêt de l'activité (clients, fournisseurs, chantiers). Le trajet domicile-travail relève, le cas échéant, de votre propre déclaration de revenus, dans la limite de 40 km.