Orthophoniste libéral : déduire ses frais de déplacement entre patients

Soyons honnêtes d'entrée : l'orthophoniste n'est pas l'infirmière libérale. La majorité des séances se font au cabinet, patient après patient, et beaucoup d'orthophonistes ne « roulent » quasiment pas pour leur travail. Mais dès qu'on partage plusieurs lieux d'exercice, qu'on intervient en EHPAD, en IME, en école ou au domicile de patients lourdement handicapés, des kilomètres professionnels s'accumulent — et ceux-là, presque personne ne les note. C'est de l'argent qui dort. Voici comment les récupérer, sans confondre ce qu'on facture à la Sécu et ce qu'on déduit aux impôts.

Facturer à la Sécu, déduire aux impôts : deux choses différentes

Quand un orthophoniste se déplace, deux mécanismes indépendants entrent en jeu :

• Les indemnités de déplacement conventionnelles (IFD, IK) sont des recettes. Vous les facturez à l'Assurance Maladie lorsque le médecin a prescrit un déplacement en raison de l'état du patient. Elles entrent dans votre chiffre d'affaires.
• Le barème kilométrique fiscal est une charge. C'est la déduction que vous portez sur votre déclaration 2035 pour tenir compte de l'usure de votre véhicule. Elle réduit votre bénéfice imposable.

Les deux coexistent sans se confondre : vous encaissez les premières, vous déduisez la seconde. Et surtout, la déduction fiscale ne se limite pas aux trajets facturés à domicile — c'est le point que la plupart des orthophonistes ratent.

Ce que l'orthophoniste facture à l'Assurance Maladie

Le déplacement à domicile est marginal chez l'orthophoniste, mais quand il a lieu sur prescription, il se facture. Les montants conventionnels en vigueur en métropole sont :

• IFD (indemnité forfaitaire de déplacement) : 2,50 € par déplacement.
• IK (indemnité kilométrique) : 0,38 €/km en plaine, 0,61 €/km en montagne, 3,35 €/km à pied ou à ski.

L'indemnité forfaitaire s'applique dans la même agglomération ou en deçà de 2 km (1 km en montagne) ; au-delà, l'IK se facture en sus, déduction faite des kilomètres compris dans le forfait. Cette partie passe par votre logiciel de télétransmission. Retenez qu'elle est distincte de la déduction fiscale ci-dessous — et qu'elle ne concerne que les visites à domicile, pas vos trajets entre cabinets.

Le vrai gisement pour l'orthophoniste : les trajets entre lieux d'exercice

Voici ce qu'on oublie presque toujours. Sont des déplacements professionnels déductibles, même sans la moindre facturation à la Sécu :

• les allers-retours entre vos différents cabinets, quand vous exercez sur deux ou trois lieux dans la semaine ;
• les interventions en établissement : EHPAD, IME, écoles, structures médico-sociales ;
• les visites à domicile proprement dites ;
• les déplacements pour la formation continue, les réunions de coordination, les rendez-vous professionnels.

Ces kilomètres ne rapportent aucune IK conventionnelle, mais ils comptent intégralement pour votre déduction fiscale. Un orthophoniste qui partage deux cabinets et intervient chaque semaine dans un IME peut facilement parcourir plusieurs milliers de kilomètres professionnels par an — sans jamais les avoir comptés.

Le barème kilométrique fiscal : comment il se calcule

Si vous êtes au régime de la déclaration contrôlée (déclaration 2035), vous déduisez vos frais de véhicule au barème kilométrique publié chaque année. Il dépend de deux choses seulement : le nombre de kilomètres professionnels de l'année et la puissance fiscale de votre véhicule (les CV de la carte grise).

Voici les formules 2026 pour les puissances les plus courantes :

Un exemple réaliste pour un orthophoniste itinérant. Vous roulez en 5 CV et vos trajets professionnels (deux cabinets + un établissement) représentent 9 000 km sur l'année. Vous êtes dans la tranche « de 5 001 à 20 000 km » :

9 000 × 0,357 + 1 395 = 4 608 € déductibles de votre bénéfice.

Le barème couvre déjà le carburant, l'entretien, les pneus, l'assurance et la dépréciation ; vous n'ajoutez pas vos pleins par-dessus. En revanche, les péages, le stationnement et les intérêts d'un emprunt pour l'achat du véhicule restent déductibles en plus. Et si vous roulez en électrique, le barème est majoré de 20 %.

Attention au prorata et au trajet domicile-cabinet

Le barème ne s'applique qu'aux kilomètres professionnels. Si votre voiture sert aussi au privé, seule la part professionnelle se déduit. Et attention : le simple trajet entre votre domicile et votre cabinet principal obéit à des règles particulières (le classique domicile-travail), à ne pas confondre avec les déplacements de la journée entre lieux d'exercice, eux pleinement déductibles. D'où l'importance d'un relevé trajet par trajet, daté et chiffré, plutôt qu'une estimation forfaitaire en fin d'année : c'est ce détail que l'administration demandera de justifier. Notre modèle de note de frais kilométrique montre les mentions attendues.

Barème ou frais réels : comment choisir

Le barème n'est pas la seule option. Vous pouvez opter pour les frais réels, c'est-à-dire déduire l'ensemble de vos dépenses de véhicule au prorata de l'usage professionnel. Le choix se fait en début d'année et vaut pour tous vos véhicules jusqu'au 31 décembre.

Pour un orthophoniste qui roule modérément avec un véhicule déjà amorti, le barème est souvent plus avantageux et bien plus simple. Mais si vous venez d'acheter une voiture chère, les frais réels peuvent l'emporter une année donnée. Le seul moyen de trancher, c'est de calculer les deux : notre page frais réels ou barème kilométrique détaille l'arbitrage, et le calculateur d'indemnité kilométrique donne le montant du barème en quelques secondes.

Le relevé qui ne vous oublie aucun trajet

Tout repose sur un chiffre : votre kilométrage professionnel annuel. Et pour l'orthophoniste, la difficulté n'est pas le volume, c'est la régularité de la trace. Un mercredi au second cabinet, une intervention en IME le vendredi, une visite à domicile de temps à autre : reconstituer tout cela de mémoire en avril, c'est le sous-estimer par prudence, donc déduire moins que son dû.

Or ces déplacements sont déjà écrits quelque part : dans votre agenda de rendez-vous. Chaque séance dans un autre lieu que d'habitude est un trajet, avec une adresse. Kilevo lit votre agenda et en déduit automatiquement vos déplacements, avec la date, l'adresse et la distance — le relevé se construit tout seul, sans ressaisie. Vous arrivez à votre déclaration avec un total prêt et justifiable. La page Kilevo pour les soignants libéraux montre le principe, transposable à tout praticien qui exerce sur plusieurs sites.

Questions fréquentes

Un orthophoniste qui n'exerce qu'au cabinet peut-il déduire des frais kilométriques ?

Très peu. Si toute votre activité se fait sur un seul cabinet, il ne reste guère que le trajet domicile-travail, soumis à des règles restrictives. La déduction devient intéressante dès que vous exercez sur plusieurs lieux ou intervenez à l'extérieur.

Les IK de l'orthophoniste sont-elles les mêmes que celles des infirmières ?

Non. L'orthophoniste facture une IK de 0,38 €/km en plaine et une IFD de 2,50 €, montants différents de ceux des IDEL (0,35 €/km, 2,75 €). Et ces IK conventionnelles n'ont rien à voir avec le barème fiscal que vous déduisez.

Puis-je déduire mes frais kilométriques si je suis au micro-BNC ?

Non. Au micro-BNC, l'abattement forfaitaire de 34 % couvre déjà tous vos frais : pas de déduction kilométrique en plus. Le barème ne concerne que les orthophonistes au régime de la déclaration contrôlée (2035).

Mes trajets entre deux cabinets sont-ils déductibles même sans facturation à la Sécu ?

Oui. Un déplacement professionnel se déduit au barème qu'il donne lieu ou non à une IK conventionnelle. Les trajets entre lieux d'exercice et vers les établissements comptent intégralement, alors même qu'ils ne rapportent aucune indemnité de la Sécu.