Pourquoi j'ai créé Kilevo, une application d'indemnités kilométriques connectée à vos agendas

Tout a commencé avec un tableur Excel

Comme beaucoup d'indépendants et de gérants de TPE, j'ai longtemps géré mes indemnités kilométriques sur un tableur Excel. Chaque mois, je notais mes trajets professionnels dans un fichier "maison" : date, lieu de départ, destination, kilomètres parcourus, motif du déplacement.

Sur le papier, ça paraît simple. En pratique, c'était une autre histoire.

Entre les trajets oubliés, les distances approximatives calculées de tête, et les soirées passées à rattraper plusieurs mois de retard en fin d'année, la gestion de mes indemnités kilométriques était devenue une corvée. Sans parler du stress à chaque fois qu'il fallait transmettre ces documents au comptable — avec toujours ce doute : "Est-ce que c'est vraiment conforme ?"

J'ai cherché une application d'indemnités kilométriques qui pourrait automatiser tout ça. J'en ai testé plusieurs, mais aucune ne correspondait vraiment à ce que je cherchais : soit elles étaient trop complexes, soit elles demandaient de ressaisir manuellement chaque trajet, soit elles ne généraient pas de justificatifs exploitables pour l'administration.

La naissance d'une petite application interne

Développeur de formation, j'ai fini par me dire : "Et si je créais ma propre application d'indemnités kilométriques ?"

L'idée de départ était simple : puisque tous mes rendez-vous professionnels sont déjà dans mon agenda, pourquoi ne pas s'en servir comme source de données ? Plutôt que de ressaisir chaque trajet, l'application irait directement chercher les rendez-vous dans Google Agenda, calculerait automatiquement les distances, et appliquerait le barème fiscal en vigueur.

J'ai développé une première version, assez rudimentaire, que j'ai commencé à utiliser dans mon entreprise. Nous sommes trois salariés, tous régulièrement sur la route pour des rendez-vous clients. L'application nous faisait gagner un temps fou : plus besoin de noter quoi que ce soit, plus de calculs manuels, plus de fichiers Excel à maintenir.

Au fil des mois, on a fait évoluer l'outil. On a ajouté la possibilité de connecter plusieurs agendas — y compris des sources ICS pour ceux qui utilisent des logiciels métiers ou Apple Calendar. On a intégré la gestion de plusieurs véhicules, le choix entre différents modes de trajet, et surtout la génération automatique d'un document PDF complet avec toutes les informations requises par l'administration.

Mais à ce stade, c'était encore une application purement interne. Le design était minimaliste, voire inexistant. On était dans le pur fonctionnel, sans aucune intention de la commercialiser.

Le déclic : un contrôle URSSAF

Il y a deux ans, notre entreprise a fait l'objet d'un contrôle URSSAF. Comme toute entreprise qui verse des indemnités kilométriques à ses salariés, nous devions justifier chaque remboursement : dates des déplacements, lieux, motifs, distances parcourues, calcul des indemnités.

Quand la contrôleuse nous a demandé nos justificatifs, on lui a sorti le document PDF généré par notre application. Elle l'a parcouru attentivement, a vérifié quelques trajets au hasard, et nous a regardés avec un air surpris.

"C'est très bien fait. C'est clair, c'est organisé, tout est là. Vous avez utilisé quel logiciel ?"

Je lui ai expliqué que c'était une application que j'avais développée en interne pour nos besoins. Elle a hoché la tête, visiblement impressionnée par le niveau de détail : chaque trajet avec son point de départ et d'arrivée, la distance calculée, le barème appliqué, la formule de calcul affichée.

Et puis, en rangeant ses documents, elle a ajouté en souriant : "Vous devriez le commercialiser, ça pourrait intéresser beaucoup de monde."

Sur le moment, j'ai pris ça pour une boutade. Mais cette remarque m'est restée en tête.

De l'outil interne à l'application publique

Après ce contrôle, j'ai commencé à réfléchir sérieusement à l'idée de transformer notre outil interne en une vraie application d'indemnités kilométriques accessible à tous.

Le constat était là : si notre petit outil bricolé avait convaincu une contrôleuse URSSAF, c'est qu'il répondait à un vrai besoin. Et ce besoin, des milliers d'indépendants, de freelances et de TPE l'ont aussi. Tous ceux qui passent leurs soirées à rattraper leurs notes de frais. Tous ceux qui stressent à l'idée d'un contrôle fiscal. Tous ceux qui savent qu'ils oublient des trajets et donc des indemnités auxquelles ils ont droit.

On a donc repris l'application de zéro. On a travaillé le design pour la rendre accessible à tous, pas seulement aux développeurs. On a ajouté des fonctionnalités demandées par nos premiers testeurs : l'import de l'historique pour rattraper l'année précédente, la gestion des justificatifs joints, le suivi des remboursements déjà effectués.

On a aussi élargi les connexions : en plus de Google Agenda, l'application se connecte désormais à Outlook, à Apple Calendar via iCalendar, et à n'importe quelle source ICS — ce qui permet d'importer les rendez-vous depuis la plupart des logiciels métiers et CRM du marché.

C'est comme ça qu'est née Kilevo.

Une application d'indemnités kilométriques pensée pour la simplicité

Aujourd'hui, Kilevo est une application d'indemnités kilométriques qui fait le travail à votre place. Vous connectez vos agendas — Google Agenda, Outlook, Apple Calendar, flux ICS — et l'application importe automatiquement vos rendez-vous. Elle calcule les distances, applique le barème fiscal en vigueur selon votre pays et votre véhicule, et génère un journal kilométrique complet, prêt pour l'administration fiscale, l'URSSAF ou votre comptable.

Plus de tableur Excel à maintenir. Plus de trajets oubliés. Plus de stress en cas de contrôle.

Le but, dès le départ, était de proposer un outil accessible financièrement. Parce que quand on est indépendant ou qu'on gère une petite structure, chaque euro compte. Kilevo propose donc une version gratuite pour découvrir l'application, et des abonnements à partir de 69 € par an pour un accès complet — soit moins de 6 € par mois pour ne plus jamais se soucier de ses indemnités kilométriques.

Ce que Kilevo vous apporte concrètement

Si vous utilisez encore un fichier Excel ou un carnet pour suivre vos trajets professionnels, voici ce que Kilevo peut changer pour vous :

Vos rendez-vous sont déjà dans votre agenda. Kilevo les récupère automatiquement et construit votre journal kilométrique sans que vous ayez à saisir quoi que ce soit.

Les distances sont calculées précisément. Plus besoin d'estimer "à peu près" combien de kilomètres vous avez parcourus.

Le barème fiscal est toujours à jour. Que vous soyez en France, aux Pays-Bas ou aux États-Unis, Kilevo applique automatiquement le bon barème selon votre pays et votre type de véhicule.

Vos justificatifs sont prêts en un clic. Un PDF complet avec dates, lieux, motifs, distances et calculs — exactement ce que demande l'administration en cas de contrôle.